Tidak hanya dihadiri oleh Pejabat Struktural Unit Eselon III dan IV saja, acara ini juga turut mengundang pakar pembicara dibidang kearsipan yaitu Haddryson dari Biro Umum Kementerian Hukum dan HAM RI dan Bambang W.P Tarigan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Kegiatan yang berlangsung selama tiga hari ini dibuka secara resmi oleh Kepala Bagian Tata Usaha Iwan Supriadi yang juga didampingi oleh Kepala Sub Bagian Arsip dan Dokumentasi Cahyono, Kepala Sub Bagian Sistem Informasi Toni Ferdianto, Kepala Sub Bagian Persuratan Sri Endah Melati dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan Protokol Wawan Zubaedi, serta beberapa unit Kepala Sub Bagian Tata Usaha Direktorat lainnya.

Dalam pembukaannya tersebut Iwan Supriadi memaparkan Kegiatan Penyusutan dan Penyerahan Arsip Ditjen AHU ini bertujuan untuk meretensikan arsip-arsip yang masih bersifat vital, aktif dan pasif.

“Oleh karenanya kegiatan ini penting dilaksanakan agar tidak lagi terjadi penumpukan arsip di unit kerja masing-masing karena faktor terbatasnya ruang dan tempat penyimpanan arsip, sehingga arsip-arsip yang bersifat vital dan aktif tadi tertata dan mudah ditemukan jika sedang dibutuhkan.” Ungkap Iwan Supriadi saat membuka kegiatan tersebut.

Hal senada juga disampaikan oleh pembicara Bambang W.P Tarigan yang menyarankan pentingnya penggunaan Juru Retensi Arsip (JRA) dalam Penyusutan Arsip di Ditjen AHU. Pengertian Penyusutan Arsip menurut Pasal 49 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan meliputi Pemindahan arsip aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, Pemusnahan arsip yang telah habis diretensi yang sudah tidak memiliki nilai guna untuk dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, serta Penyerahan arsip pasif oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

"Pertama-tama kita akan buatkan surat edaran yang berisi tentang Jadwal Peretensian Arsip masing-masing unit Eselon untuk memudahkan pengendalian arsip serta mendayagunakan arsip dinamis yang masih berguna serta mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional sebagai berkas kerja." Tambah Iwan Supriadi.

Diharapkan dengan diselenggarakannya kegiatan Penyusutan dan Penyerahan Arsip ini dapat berjalan efektif dalam mendayagunakan arsip demi kepentingan Instansi dan meminimalkan pengeluaran biaya pengelolaan dan pemeliharaan arsip dalam menyelamatkan dan melestarikan arsip yang bernilai sejarah untuk kepentingan Instansi atas terbentuknya JRA sebagai sarana pendukung utama dalam kegiatan penyusutan arsip dan wajib dimiliki oleh pencipta arsip Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI.(n)