Medan – Demi menuju tatakelola persuratan yang PASTI menuju e-Gov Ditjen AHU melakukan Sosialisasi Permenkumham terkait Arsip dan Persuratan diawal tahun 2018 pada BHP Medan (12/03). Dalam kegiatan ini Kepala Bagian Humas dan Tata Usaha Ditjen AHU Ibu Delmawati menjelaskan dalam pengelolaan arsip dan proses surat menyurat setiap pegawai di lingkungan Balai Harta Peninggalan harus mengetahui dasar atau acuan bagaimana membuat naskah dinas yang baik dan benar. “Seluruh Pegawai dilingkungan Kemenkumham harus mengetahui dasar dan acuan bagaimana pengelolaan arsip dan proses membuat naskah dinas yang baik dan benar” Jelasnya.

Selain itu Delmawati menambahkan akan mengadakan pelatihan Bahasa Indonesia terkait tata kelola arsip dan tata kelola naskah dinas agar seluruh pegawai Kemenkumham dapat mengetahui dan menyeragamkan tatakelola kearsipan dan persuratan. “saya akan mengadakan pelatihan tatakelola naskah dinas dan tata kelola kearsipan agar dapat seragam dalam pengerjaannya” tambahnya.

Sesuai dengan Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas dan Peraturan Menteri Hukum dan HAM dan Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 55 Tahun 2016 tentang Klasifikasi Arsip Kementerian Hukum dan HAM yang terkait langsung dengan Permenkumham No. 54 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip dan Permenkumham No. 56 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Hak Akses Arsip

Balai Harta Peninggalan merupakan suatu Pelaksana Teknis dalam lingkungan Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM RI yang membidangi perwakilan, pengampunan, ketidakhadiran, harta peninggalan tidak terurus, pendaftaran surat wasiat, surat keterangan waris, kepailitan aset bank dalam likuidasi dan harta tidak terurus, yang mana tugasnya melaksanakan penyelesaian pembukuan dan pendaftaran surat wasiat sesuai dengan peraturan perundang-undangan, serta membuat surat keterangan waris.

Ketua Balai Harta Peninggalan (BHP) Medan Ibu Rita Uli Br. Situmeang sangat antusias dalam sosialisasi yang diadakan oleh Ditjen AHU karena sangat pentingnya arsip bagi kelangsungan sebagai bangsa Indonesia khususnya pada pegawai BHP medan agar dapat mengelola dan menata arsip secara efektif, efisien dan sistematis menuju e-Gov. “saya sangat antusias dengan sosialisasi Permenkumham terkait arsip dan persuratan, karena sangat penting bagi kami agar dapat mengelola dan menata arsip secara efektif, efisien dan sistematis menuju e-Gov” Jelasnya.

Pada kesempatan lain Ditjen AHU juga menggandeng Narasumber yang menjabat sebagai Kepala Bagian Tata Usaha Kementerian Hukum dan HAM yaitu Ibu Kortini JM Sihotang untuk dapat memberikan informasi secara detail mengenai kearsipan dan persuratan pada balai harta peninggalan di Medan, dalam paparanya Kortini menjelaskan bahwa kemenkumham sedang menggalakan GNSTA Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip yaitu upaya untuk peningkatan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan. Gerakan ini sudah disepakati bersama oleh 11 unit eselon utama dilingkungan Kemenkumham pada tanggal 23 Maret 2017, dan pada tahun 2018 Bagian Tata Usaha Kementerian sudah melakukan Penguatan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) dan Bimtek Pembuatan Daftar Arsip di 14 Kantor Wilayah di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM melalui sarana video teleconference dan kita wajib ikut menyelesaikan gerakan tersebut, “GNSTA ini sudah disepakati seluruh Unit Eselon dan ditandatangan oleh seluruh Pimpinannya, maka kita harus mengikuti gerakan tersebut”, tegasnya.

Selain itu Kortini juga menjelaskan prosedur penyusutan arsip yang dikenal sebagai PMS yaitu Pemindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, Memusnahkan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan Menyerahkan Arsip Statis/arsip yang mempunyai nilai sejarah yang telah diverikasi.

Ditjen AHU akan terus mensosialisasikan Permenkumham tahun 2016 terkait arsip dan persuratan keseluruh BHP di Indonesia, dengan diadakannya sosialisasi ini dapat mengetahui dan menguasai tata kelola arsip dan persuratan yang sesuai dengan Peraturan Menteri Hukum dan HAM RI yang terbaru tahun 2016 sehingga terwujud tata kelola arsip dan pesuratan yang seragam administrasi, tertib administrasi dan tertib arsip sesuai dengan tujuan E-Gov dan E-PASTI. kegiatan sosialisasi ini dihadiri oleh seluruh pegawai BHP Medan.