Jakarta - Rapat persiapan retensi arsip yang merupakan awal dari rangkaian kegiatan retensi arsip dibuka oleh Kepala Sub Bagian Perjalan Dinas dan Persuratan, Nur Yanto, di ruang rapat Moedjono, Ditjen AHU, Rabu (10/2).  Nur Yanto menyatakan, akan segera membentuk tim retensi arsip dengan pembagian tugas masing-masing dan berkoordinasi dengan sub direktorat-sub direktorat yang mempunyai arsip melalui Kasubbag Tata Usaha. "Mengenai kegiatan pertukaran data dan informasi surat-suratnya sudah disiapkan dan diajukan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum," ucap Nur Yanto.

Dalam kesempatan ini, Plt. Kepala Bagian Tata Usaha dan Humas, Sucipto, menjelaskan hal-hal yang menjadi perhatian adalah segera menyusun tugas pokok dan fungsi masing-masing anggota dari tim retensi arsip secara jelas agar masing-masing anggota dapat segera melakukan tugasnya. "Mereka perlu melakukan klasifikasi arsip yang aktif dan inaktif dengan cara berkoordinasi dengan pihak terkait yakni Kasubbag Tata Usaha masing-masing Direktorat dan segera menentukan deadline kegiatan agar tim retensi arsip dapat fokus melakukan retensi arsip dan berita acara dapat disusun dengan baik," ucapnya. Ia menambahkan, selain hal-hal penting diatas pihaknya perlu menetukan pihak mana saja yang akan diundang dalam persiapan retensi tersebut agar dapat segera menyusun konsep surat dan dikirim ke Sekretariat Jenderal.

Sementara itu, Kurnia Banani Adam selaku Kasubbag Tata Usaha Pimpinan dan Protokol, menambahkan pembuatan timeline untuk kegiatan retensi arsip agar dilakukan dan diketahui secara jelas sehingga output dari retensi arsip juga jelas. "Kami juga mengundang rapat BHP dari wilayah-wilayah yang dekat maupun jauh" tuturnya. Hal tersebut terjadi karena tidak semua data dari suatu negara dapat diberikan ke pihak lain. Koordinasi harus dilakukan dengan pihak KJRI maupun pihak terkait di Belanda untuk kegiatan perjalan dinas tersebut (LK)